CONDITIONS GÉNÉRALES D’AFFAIRES ET D’UTILISATION (CGA)

SaaS ERP « app-room »

Version : février 2026

Les présentes Conditions générales d’affaires et d’utilisation (ci-après « CGA ») régissent la relation contractuelle relative à l’utilisation de la solution SaaS « app-room » entre :

app-room GmbH Täfernstrasse 7a, 5405 Dättwil, Suisse (ci-après « app-room »)

et

Client (selon inscription et/ou offre ; ci-après « Client »)

app-room et le Client sont désignés conjointement comme les « Parties ».

1. Objet et champ d’application

1.1 Les présentes CGA régissent l’utilisation de la solution ERP SaaS « app-room » ainsi que toutes les prestations y afférentes entre app-room et le Client.

1.2 Les présentes CGA, conjointement avec l’offre/l’abonnement applicable, la déclaration de confidentialité ainsi que – dans la mesure où cela est applicable – le contrat de sous-traitance (AVV), constituent la base contractuelle pour l’utilisation de la solution SaaS.

1.3 Dans la mesure où des développements logiciels spécifiques au client ou des programmations spéciales sont commandés, le contrat-cadre de développement logiciel ainsi que la convention de projet correspondante (Annex) s’appliquent en complément.

1.4 Les conditions divergentes du Client ne s’appliquent que si app-room y consent expressément par écrit.

2. Bases contractuelles

2.1 app-room est propriétaire et titulaire de l’ensemble des droits relatifs au logiciel « app-room ». Le Client se voit accorder exclusivement les droits d’utilisation convenus contractuellement et octroyés en ligne.

2.2 La base de l’utilisation est l’offre en ligne de modules choisie par le Client dans sa version en vigueur.

2.3 Dans la mesure où app-room établit une offre individuelle au Client, seule la dernière version confirmée par le Client fait foi. Les accords ou assurances antérieurs sont nuls.

2.4 Les dispositions suivantes régissent de manière exhaustive la collaboration des Parties et l’utilisation de la plateforme web « app-room ».

3. Conclusion du contrat

3.1 Conclusion du contrat sans offre individuelle

En cas d’inscription en ligne autonome, la relation contractuelle naît par l’acceptation des présentes CGA, de la déclaration de confidentialité en vigueur ainsi que – dans la mesure où cela est requis – de l’AVV.

La conclusion du contrat pour les modules choisis par le Client intervient lors de la confirmation par app-room et fonde une utilisation payante des modules sélectionnés. La rémunération est régie par le modèle tarifaire et d’abonnement en vigueur.

3.2 Conclusion du contrat avec offre individuelle

Si app-room a rédigé, à la demande du Client, une offre individuelle écrite, la relation contractuelle naît par la confirmation écrite de l’offre par le Client. Les offres sont en principe limitées à 30 jours.

Si le Client complète, supprime ou modifie l’offre, aucun contrat n’est conclu sans acceptation écrite expresse des modifications par app-room. En cas de doute, la dernière offre contraignante d’app-room fait foi.

4. Hébergement et localisation des données

4.1 app-room héberge les données du Client comme suit :

• Clients suisses : exclusivement en Suisse.
• Clients UE/EEE : exclusivement en Allemagne.

4.2 Un transfert vers des pays tiers n’a lieu que dans le respect des dispositions légales applicables.

5. Droits et obligations du Client

5.1 Avec l’inscription respectivement la conclusion du contrat, le Client obtient pour la durée du contrat un droit d’utilisation non exclusif, personnel, non transférable, non sous-licenciable et payant pour les modules convenus.

5.2 Le Client est autorisé à utiliser les fonctions de « app-room » au sein de son organisation conformément à l’offre standard ou à l’offre individuelle, dans l’étendue convenue, via un accès à distance par Internet.

5.3 Le Client veille, par des mesures organisationnelles et techniques appropriées, à ce que seul le nombre d’utilisateurs autorisé contractuellement ait accès.

5.4 Le Client est responsable de la légalité des contenus/données saisis par lui ainsi que de leur utilisation.

6. Droits et obligations d’app-room

6.1 Migration des données : app-room assiste le Client lors d’une éventuelle migration des données et intègre les données conformément à l’offre, contre rémunération.

6.2 Disponibilité : app-room maintient le logiciel, en dehors des fenêtres de maintenance annoncées, opérationnel pendant au moins 99,5 % du temps de travail (cumulé sur une année).

6.3 Fenêtres de maintenance : les mises à jour et extensions de prestations ont lieu en règle générale dans des fenêtres de maintenance. Celles-ci sont en principe planifiées en dehors des heures de travail usuelles et communiquées au Client en temps utile.

6.4 app-room est autorisée, dans des cas exceptionnels, à restreindre temporairement totalement ou partiellement la disponibilité aux fins de maintenance et d’adaptation des systèmes.

6.5 Sauvegardes : app-room prend des mesures appropriées contre la perte des données ; celles-ci comprennent au minimum des sauvegardes quotidiennes.

7. Prestations de support

7.1 Selon l’offre, les canaux de support suivants sont à disposition du Client :

• base de connaissances intégrée
• support téléphonique (LU–VE, 10h00–12h00 / 13h00–17h00)
• système de tickets

7.2 Les demandes sont traitées durant la semaine de travail (LU–VE) et font en règle générale l’objet d’une réponse dans un délai de deux jours ouvrables.

7.3 Pour les applications ou services de sociétés tierces, le Client doit s’adresser directement aux tiers concernés.

8. Prestations supplémentaires

8.1 Si app-room fournit des prestations qui ne font pas partie de l’offre de base ou de l’offre individuelle, celles-ci sont en principe facturées.

8.2 Pour les prestations dont le montant présumé n’excède pas CHF 1’000.– (hors TVA), un simple accord ou une confirmation écrite (par ex. e-mail) suffit.

8.3 Pour les prestations dont le montant présumé dépasse CHF 1’000.– (hors TVA), app-room établit au préalable une offre contraignante.

8.4 Les prestations supplémentaires sont en principe facturées selon le temps effectivement consacré, majoré des frais nécessaires (éventuellement liés à des tiers mandatés) et dûment justifiés.

9. Développements logiciels spécifiques au client / programmations spéciales

9.1 Les développements logiciels spécifiques au client ou programmations spéciales ne font pas partie des présentes CGA.

9.2 Si le Client commande de telles prestations, celles-ci sont exclusivement régies par un contrat-cadre de développement logiciel séparé ainsi que par la convention de projet correspondante (Annex).

9.3 Pour les programmations spéciales, les dispositions qui y sont prévues, notamment relatives à l’étendue des prestations, à la réception (par ex. via Taskboard/Trello), à la rémunération et aux éventuelles redevances de maintenance, s’appliquent en particulier.

10. Réception

10.1 Les prestations SaaS mises à disposition en ligne sont réputées acceptées dès leur utilisation.

10.2 Pour les prestations étendues, app-room informe le Client à partir de quand le logiciel est prêt à être utilisé. Les défauts essentiels, qui rendent impossible ou entravent de manière significative l’utilisation conforme au contrat, doivent être communiqués par écrit dans un délai de 5 jours ouvrables à compter de ce moment.

10.3 Les défauts mineurs n’empêchent pas la réception et sont corrigés dans le cadre de la maintenance ordinaire.

10.4 L’utilisation productive vaut dans tous les cas réception.

11. Prix, modifications de prix

11.1 app-room peut modifier les prix des services en ligne ainsi que les taux horaires avec un préavis de 3 mois pour la fin d’un mois.

11.2 Tous les prix s’entendent hors TVA ainsi que, le cas échéant, d’autres taxes publiques.

11.3 Les heures de travail sont, le cas échéant, facturées à la minute près sur la base de quarts d’heure ; tout quart d’heure entamé est arrondi au quart d’heure supérieur.

11.4 Les frais nécessaires et dûment justifiés sont à la charge du Client.

12. Achats in-shop

12.1 app-room permet l’achat de produits numériques (par ex. catalogues, modèles). Ceux-ci sont mis à disposition du Client dans son compte pour la durée de la relation contractuelle.

12.2 L’achat est effectué « tel que vu » à l’exclusion des droits de garantie.

12.3 Toute responsabilité quant à l’exactitude et à l’actualité des produits numériques est exclue dans la mesure permise par la loi.

13. Facturation, échéance et retard

13.1 La facturation des modules choisis par le Client a lieu mensuellement. La période de facturation commence à la date de conclusion du contrat et couvre un mois. Les factures suivantes sont émises le même jour calendaire du mois suivant. Les prestations supplémentaires sont facturées séparément durant la période de facturation correspondante.

13.2 Si le Client renonce durant le mois à l’utilisation de certains modules ou met fin à la relation contractuelle, il reste tenu au paiement jusqu’à la fin du mois.

13.3 Les factures sont payables net dans un délai de 20 jours calendaires.

13.4 Le Client est en demeure automatiquement à l’expiration du délai de paiement. Un intérêt moratoire de 5 % par an ainsi qu’un éventuel dommage de retard dûment justifié deviennent exigibles.

13.5 Si, malgré un rappel, le Client ne s’acquitte pas de son obligation de paiement dans un délai de 10 jours, app-room est autorisée à suspendre totalement ou partiellement la disponibilité.

14. Durée du contrat et résiliation

14.1 Le contrat entre en vigueur avec l’acceptation des présentes CGA ainsi que de la déclaration de confidentialité (et, dans la mesure où cela est requis, de l’AVV), respectivement avec la confirmation de l’offre lors de la première inscription en ligne (création de compte), et est conclu pour une durée indéterminée.

14.2 La relation contractuelle peut être résiliée par chacune des Parties mensuellement en respectant un délai de résiliation d’un mois. Cela vaut également pour des modules individuels.

14.3 Pour de justes motifs, la Partie qui respecte le contrat peut résilier la relation contractuelle de manière anticipée dans un délai de 30 jours si des dispositions contractuelles essentielles sont violées ou non exécutées.

14.4 La résiliation anticipée suppose que la Partie qui résilie ait au préalable accordé par écrit à l’autre Partie un délai de rétablissement d’au moins 20 jours pour rétablir la situation conforme au contrat. Si cette situation n’est pas rétablie fautivement, la relation contractuelle peut être résiliée de manière anticipée moyennant un préavis de 10 jours.

14.5 Les résiliations par app-room sont effectuées par écrit (e-mail, messagerie ou courrier).

15. Remise et suppression des données

15.1 En cas de résiliation ordinaire, le Client a droit à la remise des données créées dans ses modules.

15.2 La remise a lieu pendant 30 jours ouvrables après la fin du contrat sous la forme dans laquelle elles sont mises à disposition dans app-room pour téléchargement (par ex. factures en PDF ainsi que données d’articles, de stock et de clients en XLSX).

15.3 Les travaux relatifs à la remise des données sous une autre forme sont payants et relèvent des « Prestations supplémentaires ».

15.4 Si, après utilisation d’une licence d’essai, le Client décide de ne pas recourir à l’utilisation payante, app-room est autorisée, après une demande unique par e-mail, à supprimer irrévocablement le compte et les données.

16. Droits d’auteur et garantie juridique

16.1 Tous les droits de propriété, droits d’auteur et autres droits de protection industrielle relatifs au logiciel ainsi qu’aux prestations fournies dans le cadre de la maintenance du logiciel appartiennent exclusivement à app-room.

16.2 app-room garantit que le logiciel est libre de droits de tiers qui excluraient ou limiteraient l’utilisation conforme au contrat.

16.3 Si un tiers fait valoir des prétentions à l’encontre du Client, app-room doit en être informée sans délai. app-room libère le Client, dans la mesure des dispositions légales et contractuelles, des prétentions fondées.

16.4 Si le Client utilise, via des interfaces (API), des prestations de tiers, les dispositions des tiers concernés s’appliquent quant à leurs droits de propriété intellectuelle.

17. Garantie matérielle

17.1 app-room garantit que le logiciel correspond pendant la durée du contrat aux spécifications convenues et peut être utilisé conformément au contrat.

17.2 Les défauts cachés doivent être signalés immédiatement après leur constatation, au plus tard toutefois trois mois après la réception, de manière détaillée et par écrit.

17.3 Les défauts sont corrigés dans un délai approprié par des mesures adéquates, en règle générale durant une fenêtre de maintenance.

17.4 app-room ne garantit pas que le logiciel et les systèmes serveurs soient ou restent exempts d’erreurs ou puissent être utilisés à tout moment sans restriction. app-room ne garantit pas non plus que le logiciel fonctionne sans problème avec des logiciels, ensembles de données ou interfaces de tiers.

17.5 app-room est autorisée à restreindre l’accès ou certaines fonctionnalités afin de protéger des intérêts supérieurs ou de prévenir des dommages.

17.6 app-room fournit ses prestations avec soin et professionnalisme. Lorsque l’exécution du contrat est assurée par des tiers, app-room les choisit, instruit et contrôle avec diligence.

18. Données et services de tiers

18.1 app-room permet l’intégration de données ou services de tiers (par ex. services sectoriels). En l’absence de maîtrise des données, app-room ne garantit pas que les données de tiers soient toujours complètes ou disponibles.

18.2 app-room ne garantit pas l’exactitude, l’exhaustivité ou l’actualité des données de tiers (qualité) (par ex. données de véhicules).

18.3 Le Client est responsable de l’utilisation légale des données de tiers.

19. Responsabilité

19.1 La responsabilité d’app-room pour les dommages matériels directs et les dommages pécuniaires est – dans la mesure permise par la loi – limitée au maximum au montant de la redevance annuelle de licence du module concerné.

19.2 Toute responsabilité supplémentaire (en particulier pour les dommages indirects, dommages consécutifs, manque à gagner, perte d’utilité, économies non réalisées, interruption d’exploitation/de production ainsi que perte de données et d’image) est exclue dans la mesure maximale permise par la loi.

19.3 app-room n’est pas responsable des contenus erronés ou illicites des données enregistrées ni de leur utilisation abusive par le Client ou des tiers.

19.4 Les prétentions découlant de l’utilisation de données de tiers doivent être réglées directement entre le fournisseur de données et le Client.

20. Confidentialité

20.1 Les Parties traitent de manière confidentielle tous les secrets d’affaires et d’exploitation de l’autre Partie obtenus dans le cadre de la relation contractuelle et ne les utilisent qu’aux fins de l’exécution du contrat.

20.2 Des informations confidentielles ne peuvent être rendues accessibles à des tiers que si la Partie concernée y consent préalablement par écrit ou s’il existe une obligation légale.

20.3 Le Client accorde à app-room le droit d’informer publiquement, à titre exemplaire, de l’existence de la relation contractuelle à des fins de démonstration et de publicité.

21. Protection des données

21.1 Les deux Parties s’engagent à traiter les données personnelles conformément au droit applicable en matière de protection des données (LPD et – dans la mesure où applicable – RGPD).

21.2 Le Client demeure responsable (maître des données) des données personnelles et relatives aux clients existant au sein de son organisation et résultant de l’utilisation.

21.3 app-room traite les données personnelles du Client exclusivement pour le compte du Client. Un contrat de sous-traitance séparé (AVV) est conclu à cet effet.

21.4 app-room assiste le Client – contre rémunération – dans l’accomplissement de ses obligations légales, dans la mesure où cela concerne app-room (par ex. collaboration en cas de demandes d’accès).

21.5 Pour le surplus, les dispositions en vigueur de la déclaration de confidentialité d’app-room s’appliquent.

22. Documentation et archivage

Le Client demeure tenu de respecter les obligations légales de documentation et d’archivage.

23. Dispositions finales

23.1 Si certaines dispositions sont ou deviennent invalides, la validité des autres dispositions n’en est pas affectée. La disposition invalide est remplacée par une disposition se rapprochant le plus possible du but économique.

23.2 app-room est autorisée à faire appel à des tiers en tant qu’auxiliaires d’exécution pour l’exécution du contrat.

23.3 Les modifications contractuelles doivent revêtir la forme écrite.

23.4 Le Client ne peut céder des droits issus de la relation contractuelle qu’avec l’accord écrit préalable d’app-room. app-room peut céder des droits à une successeure juridique.

23.5 Les Parties s’informent mutuellement en temps utile des événements susceptibles d’affecter l’exécution du contrat.

23.6 Les Parties s’efforcent de régler les différends à l’amiable. Avant d’introduire une action en justice, elles s’engagent à recourir à une médiation menée par un tiers qualifié. En cas d’échec, cela vaut autorisation d’action conformément à l’art. 213, al. 3 CPC.

23.7 Le droit matériel suisse est applicable. Le for est au siège de app-room GmbH à Dättwil (Suisse).

23.8 app-room peut adapter les présentes CGA moyennant un préavis de 30 jours. Si le Client ne s’y oppose pas, les modifications sont réputées acceptées.